2021-05-31 关于2021 年毕业生照片归档的通知.pdf

湖南大学档案与校史馆 关于 2021 年毕业生照片归档的通知 各学院： 为了做好2021年毕业生照片归档工作，现将有关事项通知如下： 一.归档时间：2021年5月1日至6月30日。 二.归档范围 1.2021届研究生、普教本科毕业生集体照(以院系、专业、班级 为单位)。 2.2021届研究生、普教本科毕业生个人照(2寸）。 三.归档要求 纸质照片和相应的电子照片都要求归档，纸质照片原则上不能过 塑。 1. 毕业生集体照 (1)纸质集体照需标注：拍摄时间、院系(专业、班级)名称、毕 业生届别，并附与照片内人员位置一一对应的名单（名单在照片下方 或背面）。 (2)电子照片以“XX 学院XX 级(届)XX 专业XX 班合影”方式命 名。 (3)原则上普教本科生的毕业合影必须有班级集体照片，不能只 交全院学生合影。 2.毕业生人个照 (1)毕业生个人照为2寸彩照，照片背面粘贴上照 片说明贴条（如右图所示，贴条上须标注学院、班级 （研究生无班级时可用年级专业等替代班级）、学号、 姓名和身份证号码。粘贴尺寸原则上应与照片相同， 带胶的照片贴条尺寸不得小于照片尺寸，否则插入照 片袋时胶会粘在照片袋上。 个人照背面贴条可以使用“毕业生照片背面贴条打印软件”打印， 软件见附件或从湖南大学校史与档案馆首页右侧“常用表格下载”栏 目中下载，不会使用的请联系档案与校史馆袁老师。 (2)各学院到档案与校史馆领取专用照片袋后，照片以班级为单 位(研究生无班级时可用专业替代班级)，按学号顺序插入照片袋，相 袋的插口面(磨沙面）为照片正面。注意：不要把照片插反，不同班 级也不要混插在同一页中，不合要求必须重新插袋。 (3)电子照片文件名以学生“身份证号”方式命名。 请各学院认真做好上述归档材料的收集、整理工作，并及时移交。 归档过程中如有问题，请与档案与校史馆袁老师联系，联系电话： 88821537。 特此通知。 档案与校史馆 2021-04-1