西南政法大学智能报销系统操作手册(试用版).pdf

目 录 一、西南政法大学智能报销移动端操作手册（报销人）················ 1 二、西南政法大学智能报销移动端操作手册（审批人）··············· 65 三、西南政法大学智能报销电脑端操作手册（报销人）··············· 78 四、西南政法大学智能报销电脑端操作手册（审批人）············· 110 西南政法大学智能报销系统操作手册 西南政法大学智能报销移动端操作手册 （报销人） 2021 年12 月 1 西南政法大学智能报销系统操作手册 目 录 一、手册须知 ................................................... 3 二、注意事项 ................................................... 3 三、系统登录 ................................................... 4 （一）学校老师企业微信个人登陆 ............................... 4 （二）学生报销或代老师报销 ................................... 5 （三）密码修改 .............................................. 6 （四）银行卡信息维护 ........................................ 9 四、智能报销功能介绍 .......................................... 12 （一）待办事项 ............................................. 13 （二）票据管理 ............................................. 13 （三）报销管理 ............................................. 13 （四）单据状态说明 ......................................... 14 五、发票夹操作说明 ............................................ 15 （一）发票夹分类操作 ....................................... 15 （二）发票上传 ............................................. 18 （三）发票上传举例说明 ..................................... 22 六、报账流程操作说明 .......................................... 25 （一）个人借款业务 ......................................... 25 （二）日常报销 ............................................. 33 （三）差旅报销 ............................................. 39 1. 票据完整 ............................................. 39 2. 票据不完整 ........................................... 48 （四）其他通用功能 ......................................... 56 七、项目负责人授权他人使用项目 ................................ 59 八、手机绑定和密码找回功能 .................................... 62 （一）绑定手机号 ........................................... 62 （二）密码找回功能 ......................................... 64 2 西南政法大学智能报销系统操作手册 一、手册须知 本手册适用于西南政法大学智能报销系统报销人使用，方便报销人查阅操 作，同时请各位老师扫描下面二维码添加技术人员微信，有问题可快速找到技 术人员咨询处理。 二、注意事项 （一）目前系统处于试运行阶段，当前可处理的业务有日常费用报销、科研 课题经费报销、差旅费报销、市内交通费报销、会议相关费用报销、接待费报销、 借款等业务。后期将根据实际需求不断扩展智能报销的业务范围。 （二）智能报销系统的报账单需一事一报，不得多事一报，针对不同业务请 发起不同的报销业务流程。如报销差旅费时，不能将差旅费、市内交通费或日常 费用等不同的业务在同一张报账单中报销。 （三）建议各位报销人提前在我的票夹中对日常工作中产生的需要进行报销 的发票提前进行上传保存，报销时可直接选择发票夹中发票进行报销，减少发票 遗失的概率。 （四）使用智能报销系统的过程中，如遇到问题可通过技术人员微信、微信 技术服务群咨询处理，或前往勤业楼报账大厅（1005 办公室）1 号窗口咨询处 理，也可以拨打计划财务处报销前台电话67258261咨询处理。 （五）学生报销学生经费或代老师填报报销时，可通过手机浏览器进行登录 报销（每次都需进行登录），手机移动端系统进入地址：cwapp.swupl.edu.cn。 3 西南政法大学智能报销系统操作手册 三、系统登录 （一）学校老师企业微信个人登陆 企业微信打开“工作台”，点击打开“智能报销平台”进入系统。 首次使用时需要在 ‘我的’ 页面里面找到‘手机号绑定’，绑定本人手 机号码后，再次进入系统则直接自动登录，无需再填写登录信息，并可以在微 信和企业微信同时收到智能报销系统的信息推送。 首次登录填写信息如下： 识别号：XNZF（西南政法首字母大写） 登录名：登录名为报销人工号。 初始密码：身份证后 6 位 特别提示：登录系统后请修改密码，以免账号信息丢失，造成不必要的麻烦。 4 西南政法大学智能报销系统操作手册 （二）学生报销或代老师报销 打开手机浏览器，在地址栏输入：cwapp.swupl.edu.cn，进入“智能报销 平台”进入系统。 登录填写信息如下： 识别号：XNZF（西南政法首字母大写） 登录名：登录名为报销人学号，如为代老师报销为老师的工号。 初始密码：身份证后 6 位，如有修改请输入修改后的密码。 特别提示：首次登录系统后请修改密码，以免账号信息丢失，造成不必要的麻烦。 其他操作请详见各功能操作手册 5 西南政法大学智能报销系统操作手册 （三）密码修改 （1） 进入个人中心 6 西南政法大学智能报销系统操作手册 （2） 进入修改登录密码界面 7 西南政法大学智能报销系统操作手册 （3） 修改密码。（特别提示：在修改之前需要绑定手机号,并且修改密码必 须要经过对应手机验证） 8 西南政法大学智能报销系统操作手册 （四）银行卡信息维护 报销人可以通过手机，维护和新增银行卡信息，维护之后报销单可自动更 新银行卡信息，无须手动填写。 1.进入个人中心 9 西南政法大学智能报销系统操作手册 2.进入收款信息界面 10 西南政法大学智能报销系统操作手册 3.进入收款信息界面 （1） 新增和维护银行卡信息 （2） 选择结算方式（网银对私、公务卡） （3） 录入卡号 （4） 录入开户支行信息（不要点右边的>，需要手工录入） （5） 是否默认：如果选择“默认”，报销时会自动使用该银行卡信息 11 西南政法大学智能报销系统操作手册 四、智能报销功能介绍 目前智能报账可以用于日常报销、差旅费报销、科研课题报销以及借款 业务，其他功能后续将陆续开放。 12 西南政法大学智能报销系统操作手册 （一）待办事项 【我的审批】中有【我发起的】、【待我审批】和【我审批的】三项，分别表 示当前登录人发起审批的报销单（借款单） 、需要当前登录人审批的报销单 （借款单）及当前登录人已经审核通过的报销单（借款单） 。 （二）票据管理 【我的票夹】功能用于提前存储报销人上传的发票。提前拍照上传可以对 发票进行预先识别并对其真实性和有效性进行提前查验，方便报销人及时退回 更换有问题的发票。同时，报销人在【我的票夹】查验识别过的发票进行创建 报销单操作可以减少识别等待时间，提高操作效率。 报销人可在【发票夹】中按照个人需求自行创建文件夹，分类存储发票。 温馨提示：为方便操作，建议报销人使用发票夹功能及时上传发票。 （三）报销管理 主要有【日常报销】【差旅报销】【报销列表】【我要借款】【借款列表】5个 模块。【报销管理】中的【借款列表】和【报销列表】功能用于查看已填写完 成的借款单、差旅费报销单和日常报销单的内容信息、提交状态和预审状态， 方便报销人查看报销单历史填报记录。 13 西南政法大学智能报销系统操作手册 （四）单据状态说明 在【报销管理】界面里，报销人可在“暂存”、“预审不通过”、“预审通过” 三 大类中查看报销单。单据状态主要有： 生成中： 在创建报销单后，单据会暂时进入“生成中”状态，报销人无需刻意等待， 根据发票数量、类别及票据量的大小，后台需一定时间进行识别，一般时间在 1 分钟至 5 分钟不等，完成后报销单进入“暂存”状态，便可进行下一步操作。为节 省报销填报时间，报销人可在获取发票时就将发票拍照上传至“发票夹”中提 前识别查验，填报时使用发票夹中已识别完成的发票进入“暂存”状态。 暂存： “暂存”状态下，报销人可进行修改、删除、提交等操作。项目名称、报销 单说明、收款人信息、冲借款情况、报销金额等信息均可以在“暂存”状态下进 行修改，确认信息无误之后进行提交，报销单就会进入预审状态。 预审状态： 预审状态包括“预审通过”和“预审不通过”两种情况，在这两种状态下， 若还未进入“财务审核”环节，报销人都可对报销单进行“撤回”操作，撤回到 “暂存”状态的报销单可以重新修改。 纸质报销单及发票已交至计财处，进入“财务审核”阶段的报销单和已经 完成付款的报销单不能进行撤回和修改操作。 14 西南政法大学智能报销系统操作手册 预审通过： 报销单进入“预审通过”状态，说明报销基本信息经审核无误，提交的发票 真实有效。待所有相关领导审批完成后，报销人将系统中已签字审批的报销单，打印 整理，交至计财处，报销人操作流程结束。 预审不通过： 预审不通过主要原因可能有以下几个： （1）报销信息有误或金额超限； （2）票据异常：发票未通过审核； 如出现以上问题，可通过以下方式处理： 报销人可通过电话/微信技术支持群提问方式向计财处/技术人员进行确认， 如需修改或重新上传，报销人可以撤回，将不合规的影像作废处理，点击【重新 生成】并进行提交。 【差旅报销】【市内交通费】和【日常报销】功能用于报销人创建报销单操 作，在该界面下填写报销基本信息并添加发票影像。 五、发票夹操作说明 业务发生获得票据后请及时将发票信息传入发票夹进行管理、识别和验真。 报销时，选择“发票夹”直接调用。 （一）发票夹分类操作 报销人可在【发票夹】中按照个人需求自行创建文件夹，分类存储发票。 15 西南政法大学智能报销系统操作手册 （1） 打开“我的票夹”，点击右上角“…”的新建分类。 （2） 输入发票夹名称，比如“2021 年 10 月北京出差”。 16 西南政法大学智能报销系统操作手册 （3） 确认后系统将建立不同的票据文件夹，报销人可将不同的票据上传到 不同的文件夹中。 17 西南政法大学智能报销系统操作手册 （二）发票上传 1. 点击打开分类的发票夹后，点击“上传”，将本次所需发票上传。 18 西南政法大学智能报销系统操作手册 2. 系统支持拍照上传和从手机照片图库中选择上传两种模式，如果是从手 机照片图库中上传，每次最多选择9张照片。 特别提示：发票拍照上传时必须要保证发票平铺， 需要拍摄完整发票，照片清晰，不得有遮盖、褶皱、模糊的情况 19 西南政法大学智能报销系统操作手册 3. 上传后，系统自动识别发票（一般来说时间大约为3到5分钟，若照片不清 晰可以至报销大厅1号报销窗口或微信技术服务群联系技术人员进行人工处理） ， 识别后可看到发票内容和异常信息。 20 西南政法大学智能报销系统操作手册 4. 如果上传后需删除，可用手按住票据信息向左滑动，即可出现“删除” 标志，便可进行删除 21 西南政法大学智能报销系统操作手册 （三）发票上传举例说明 1. 正常类（照片清晰，无褶皱、无遮挡） ，可以一张照片拍摄多张发票，但 中间需留置间隙。 22 西南政法大学智能报销系统操作手册 2. 非正常类 23 西南政法大学智能报销系统操作手册 24 西南政法大学智能报销系统操作手册 六、报账流程操作说明 （一）个人借款业务 1.教师通过企业微信进入“智能报销平台”，如是学生代为报销，则通 过手机浏览器输入地址:cwapp.swupl.edu.cn后输入识别码、用户名、密码登 录系统，点击【我要借款】 25 西南政法大学智能报销系统操作手册 2.完善信息 填写借款事由，填写借款金额，选择项目、收款信息，上传借款相关的附 件。 26 西南政法大学智能报销系统操作手册 27 西南政法大学智能报销系统操作手册 3.点击【保存并提交】 28 西南政法大学智能报销系统操作手册 4.系统生成借款单,报销人可通过【借款列表】中查询借款单详细信息 29 西南政法大学智能报销系统操作手册 领导审批情况查询： 30 西南政法大学智能报销系统操作手册 5.提交完成的借款单会进入线上签批流程，此时报销人可在【我的审批】【我发起的】查看单据当前状态 31 西南政法大学智能报销系统操作手册 6.领导审批完成后，点击打印按钮分享打印报账单 “审核完成”的报账单可以点击右上角的【分享】发送至微信或QQ，通过电 脑端接收并打印，也可以通过企业微信电脑端直接打印。 7.报销单交单 将已审签完成的报销单打印出来后，按规定进行粘贴附件，再投单至收单 机或凭证投递柜。 32 西南政法大学智能报销系统操作手册 （二）日常报销 1. 登录企业微信并进入“智能报销平台”，点击选择【日常报销】 33 西南政法大学智能报销系统操作手册 2. 选择【报销单类型】并完善信息 填写报销基础信息、选择报销项目，上传报销发票等 3. 上传发票影像 进入发票夹勾选已预先存入发票夹中的发票 34 西南政法大学智能报销系统操作手册 4. 点击【下一步】创建报销单，系统会自动生成报销单 5. 修改和确认收款信息 系统已预置了报销人的银行卡信息，报销人可以自行进行维护。报销人也 可以根据实际支付情况选择银行卡，支持多选。 35 西南政法大学智能报销系统操作手册 6. 系统生成报销单,报销人可通过【报销列表】中查询报销单详细信息 36 西南政法大学智能报销系统操作手册 领导审批情况查询： 37 西南政法大学智能报销系统操作手册 7. 提交完成的报销单会进入线上签批流程，此时报销人可在【我的审批】- 【我发起的】查看单据当前状态 8. 领导审批完成后，点击打印按钮分享打印报账单 “审核完成”的报账单可以点击右上角的【分享】发送至微信或QQ，通过 电脑端接收并打印，也可以通过企业微信电脑端直接打印。 38 西南政法大学智能报销系统操作手册 9. 报销单交单 将已审签完成的报销单打印出来后，按规定进行粘贴附件，再投单至收单 机或凭证投递柜。 （三）差旅报销 1. 票据完整 票据完整主要是指报销人提供的交通票均是正常的票据（票面上都有姓名、 日期、出发地、到达地等信息），如果交通票缺失（包括自驾车、公务用车等） 或交通票为定额票等无行程或行程不全的属于票据不完整情况。 （1） 登录企业微信打开智能报销系统，点击【差旅报销】，根据报销类型 选择报销单据 39 西南政法大学智能报销系统操作手册 （2） 完善信息 选择“差旅报销”，根据实际情况选择“差旅费报销单”还是“博士后项目差 旅报销单”。 40 西南政法大学智能报销系统操作手册 选择出差类型、填写出差事由、是否统一安排住宿、伙食、市内交通费等， 选择项目，上传发票。 温馨提示：根据《西南政法大学差旅费管理办法》，不同类型、人 员报销的交通、住宿标准不同。 41 西南政法大学智能报销系统操作手册 （3） 上传发票影像 进入发票夹勾选已预先存入发票夹中的发票 42 西南政法大学智能报销系统操作手册 （4） 点击【下一步】创建报销单，系统会自动根据上传的交通发票生成报 销人行程明细，自动计算伙食补贴和公杂费，并根据住宿标准，计算报销人提 供的住宿费发票是否超标。并自动生成报销单。 43 西南政法大学智能报销系统操作手册 （5） 修改和确认收款信息 系统已预置了报销人的银行卡信息，报销人可以自行进行维护。报销人也 可以根据实际支付情况选择银行卡，支持多选。 44 西南政法大学智能报销系统操作手册 （6） 系统生成报销单,报销人可通过【报销列表】中查询报销单详细信息 45 西南政法大学智能报销系统操作手册 （7） 提交完成的报销单会进入线上签批流程，此时报销人可在【我的审 批】-【我发起的】查看单据当前状态 46 西南政法大学智能报销系统操作手册 （8） 领导审批完成后，点击打印按钮分享打印报账单 “审核完成”的报账单可以点击右上角的【分享】发送至微信或QQ，通过 电脑端接收并打印，也可以通过企业微信电脑端直接打印。 （9） 报销单交单 将已审签完成的报销单打印出来后，按规定进行粘贴附件，再投单至收单 机或凭证投递柜。 47 西南政法大学智能报销系统操作手册 2. 票据不完整 票据不完整：缺少差旅往返交通票据，需手工填写。 （1） 登录企业微信打开智能报销系统，点击【差旅报销】，根据报销类型 选择报销单据 （2） 完善信息 选择出差类型、填写出差事由、是否统一安排住宿和伙食，选择项目和事 前申请单。 48 西南政法大学智能报销系统操作手册 （3） 点击【下一步】进入手工填报 49 西南政法大学智能报销系统操作手册 （4） 编辑行程 ①点击“我要填写明细”，编辑差旅行程。 ②选择开始日期、结束日期、出发地、目的地、往返类型、交通工具，点 击“保存”。 ③点击“计算补助”，计算行程的伙食补助金额和交通补助金额，进行核实。 （5）确认收款账号、银行等信息后“提交”。 50 西南政法大学智能报销系统操作手册 （6）复制行程 多人同行情况下，可以通过复制按钮，简便操作。 51 西南政法大学智能报销系统操作手册 （7）修改和确认收款信息 系统已预置了报销人的银行卡信息，报销人可以自行进行维护。报销人也 可以根据实际支付情况选择银行卡，支持多选。 52 西南政法大学智能报销系统操作手册 （8）系统生成报销单,报销人可通过【报销列表】中查询报销单详细信息 53 西南政法大学智能报销系统操作手册 （9）提交完成的报销单会进入线上签批流程，此时报销人可在【我的 审批】-【我发起的】查看单据当前状态 54 西南政法大学智能报销系统操作手册 （10）领导审批完成后，点击打印按钮分享打印报账单 “审核完成”的报账单可以点击右上角的【分享】发送至微信或QQ，通过 电脑端接收并打印，也可以通过企业微信电脑端直接打印。 （11）报销单交单 将已审签完成的报销单打印出来后，按规定进行粘贴附件，再投单至收单 机或凭证投递柜。 55 西南政法大学智能报销系统操作手册 （四）其他通用功能 1. 撤回报销单 预审状态包括“预审通过”和“预审不通过”两种情况，在这两种状态下， 若还未进入 “财务审核”环节，报销人都可对报销单进行“撤回”操作，撤回到 “暂存”状态的报销单可以重新修改。 纸质报销单及发票已交至计财处，进入“财务审核”阶段的报销单和已经 完成付款的报销单不能进行撤回和修改操作。 对预审不通过的报销单，报销人可以点击【审核结果】查看原因，然后撤 回报账单进行修改。 56 西南政法大学智能报销系统操作手册 2. 再次上传票据 （1） 对于报销信息有误或金额超限的报销单：撤回后对报销信息进行修改， 然后再次提交预审。 （2） 对于票据异常的报销单：撤回后对未通过审核的发票进行重拍或作废处 理，对缺失的发票进行补拍上传，然后点击【重新生成】，待报销单重新生成至 “暂存”状态后，再次提交预审。(日常报销单直接点界面左下的【重新生成】按 钮，差旅费报销单点界面左下方的【更多】，再点【重新生成】或【计算补助】) 特别注意：如果更换、删除或新传了发票，需要进行重新生成， 系统才能根据新的发票进行金额计算。 57 西南政法大学智能报销系统操作手册 3. 分享打印报账单 报销单在“审批通过”后便可以进行打印，在打印时点击右上角的【分享】 发送至微信或QQ，通过电脑端接收并打印，也可以通过企业微信电脑端直接打印。 58 西南政法大学智能报销系统操作手册 七、项目负责人授权他人使用项目 1.进入智能填报系统后在功能界面找到“项目授权”栏目，并选择“我 负责的”后可以看到当前登录人所有负责的项目。通过“授权”按钮选择需 要授权的项目。 59 西南政法大学智能报销系统操作手册 2.对项目进行授权他人使用 60 西南政法大学智能报销系统操作手册 3.选择授权人员并授权 61 西南政法大学智能报销系统操作手册 4.查看项目授权情况，也可在项目详情通过“添加”按钮授权他人使用 八、手机绑定和密码找回功能 （一）绑定手机号 在登录报账助手后可以点击左上角，选择【个人中心】，点击【手机号绑 定】，按照提示完成手机号绑定。 62 西南政法大学智能报销系统操作手册 63 西南政法大学智能报销系统操作手册 （二）密码找回功能 如果在登录的时候忘记登录密码，在登录页面点击【忘记密码】，输入绑定 手机号，重置密码即可。 64 西南政法大学智能报销系统操作手册 西南政法大学智能报销移动端操作手册 （审批人） 2021 年12 月 65 西南政法大学智能报销系统操作手册 一、系统登录 企业微信登录后，进入“工作台”点击“智能报销系统”进入系统界面 66 西南政法大学智能报销系统操作手册 首次使用时需要在 ‘我的’ 页面里面找到‘手机号绑定’，绑定本人 手机号码后，再次进入系统则直接自动登录，无需再填写登录信息，并可以 在微信和企业微信同时收到智能报销系统的信息推送。 首次登录填写信息如下： 识别号：XNZF（西南政法首字母大写） 登录名：登录名为审批人工号。 初始密码：身份证后 6 位 特别提示：登录系统后请修改密码，以免账号信息丢失，造成不必 要的麻烦。 67 西南政法大学智能报销系统操作手册 二、审批操作 【待办】区域，可查看当前用户待办事项 点击待处理的报销单，查看报销单详情 68 西南政法大学智能报销系统操作手册 69 西南政法大学智能报销系统操作手册 （一）审批通过 确认审批通过后，点击“通过”、点击“确定” 70 西南政法大学智能报销系统操作手册 输入电子签名，点击“提交”即可。 71 西南政法大学智能报销系统操作手册 72 西南政法大学智能报销系统操作手册 （二）审批驳回 单据不可通过，需要驳回时，点击“驳回”，选择驳回节点，点击“确定” 即可。 73 西南政法大学智能报销系统操作手册 74 西南政法大学智能报销系统操作手册 （三）批量审批通过 点击“待我审批” 报销单详情查看后，可多选进行批量审批通过 点击“批审”，勾选需要批量审批通过的单据，点击“审批通过” 75 西南政法大学智能报销系统操作手册 点击“确定”，输入电子签名，点击“提交”即可。 76 西南政法大学智能报销系统操作手册 已审批的单据可在【待我审批】—【我已审批】中查看 77 西南政法大学智能报销系统操作手册 西南政法大学智能报销电脑端操作手册 （报销人） 2021 年12 月 78 西南政法大学智能报销系统操作手册 目 录 一、手册须知............................................................................................................ 80 二、注意事项............................................................................................................ 80 三、系统登录............................................................................................................ 81 四、智能报销功能介绍............................................................................................ 84 （一）待办事项.................................................................................................. 84 （二）票据管理.................................................................................................. 84 （三）报销管理.................................................................................................. 85 （四）单据状态说明.......................................................................................... 85 五、发票夹操作说明................................................................................................ 86 （一）发票夹分类操作......................................................................................87 （二）发票上传.................................................................................................. 88 （三）举例说明.................................................................................................. 91 六、 报销流程操作说明........................................................................................... 94 （一）个人借款业务.......................................................................................... 94 （二）日常报销.................................................................................................. 98 （三）差旅报销................................................................................................103 1. 票据完整................................................................................................. 103 2. 票据不完整............................................................................................. 106 （四）其他通用功能........................................................................................ 106 79 西南政法大学智能报销系统操作手册 一、手册须知 本手册适用于西南政法大学智能报销系统报销人使用，方便报销人查阅操 作，同时请各位老师扫描下面二维码添加技术人员微信，有问题可快速找到技 术人员咨询处理。 二、注意事项 （一）目前系统处于试运行阶段，当前可处理的业务有日常费用报销、科研 课题经费报销、差旅费报销、市内交通费报销、会议相关费用报销、接待费报销、 借款等业务。后期将根据实际需求不断扩展智能报销的业务范围。 （二）智能报销系统的报账单需一事一报，不得多事一报，针对不同业务请 发起不同的报销业务流程。如报销差旅费时，不能将差旅费、市内交通费或日常 费用等不同的业务在同一张报账单中报销 （三）建议各位报销人提前在我的票夹中对日常工作中产生的需要进行报销 的发票提前进行上传保存，报销时可直接选择发票夹中发票进行报销，减少发票 遗失的概率。 （四）使用智能报销系统的过程中，如遇到问题可通过微信技术服务群咨询 处理，或前往勤业楼报账大厅（1005 办公室）1 号窗口咨询处理。 80 西南政法大学智能报销系统操作手册 三、系统登录 a）、电脑端登录将通过学校统一身份认证方式登录。 登录方式： 进入 学校主页，登录 智慧校园 81 西南政法大学智能报销系统操作手册 打开 财务管理系统 选择 智能报销平台 82 西南政法大学智能报销系统操作手册 b）、电脑端地址登录（学生或代老师报销时可使用该方式登录）。 登录方式： 电脑打开浏览器，并在地址栏中输入系统访问地址：cwsh.swupl.edu.cn 进入系统登录界面，输入用户名密码后登录系统。 用户名：XNZF+教师工号（或学号） 密码：初始化密码为身份证后6位 注意：用户名前的XNZF为大写字母 83 西南政法大学智能报销系统操作手册 四、智能报销功能介绍 目前试运行阶段，智能报销系统可以用于日常报销、差旅费报销、科研课 题报销以及借款业务，其他功能将陆续开放。 （一）待办事项 【我的审批】中有【我发起的】、【待我审批】、【我已审批】、【抄送我的】、 【待我协同】和【我已协同】六项，分别表示当前登录人发起审批的报账单 （借款单）、需要当前登录人审批的报账单（借款单）、抄送当前登录人的报 账单（借款单）、需要当前登录人协同审批的报账单（借款单）及当前登录人 已经协同审核通过的报账单（借款单） （二）票据管理 【我的票夹】功能用于提前存储报销人上传的发票。提前拍照上传可以对 发票进行预先识别并对其真实性和有效性进行提前查验，方便报销人及时退回 更换有问题的发票。同时，报销人在【我的票夹】查验识别过的发票进行创建 报销单操作可以减少识别等待时间，提高操作效率。 报销人可在【发票夹】中按照个人需求自行创建文件夹，分类存储发票。 温馨提示：为了方便报销操作，建议报销人使用发票夹功能及时上传发票。 84 西南政法大学智能报销系统操作手册 （三）报销管理 【报销管理】中的【借款列表】和【报销列表】功能用于查看已填写完成的 借款单、差旅费报销单和日常报销单的内容信息、提交状态和预审状态，方便报 销人查看报销单历史填报记录。主要有【差旅报销】【日常报销】【我要借款】3个报 销模块。 （四）单据状态说明 在【报销管理】界面里，报销人可在“暂存”、“预审不通过”、“预审通过” 三 大类中查看报销单。单据状态主要有： 生成中： 在创建报销单后，单据会暂时进入“生成中”状态，报销人无需刻意等待， 根据发票数量、类别及票据量的大小，后台需一定时间进行识别，一般时间在 1 分钟至 5 分钟不等，完成后报销单进入“暂存”状态，便可进行下一步操作。 为节省报销填报时间，报销人可在获取发票时就将发票拍照上传至“发票夹” 中提前识别查验，填报时使用发票夹中已识别完成的发票进入“暂存”状态。 暂存： “暂存”状态下，报销人可进行修改、删除、提交等操作。项目名称、报 销单说明、收款人信息、冲借款情况、报销金额等信息均可以在“暂存”状态 下进行修改，确认信息无误之后进行提交，报销单就会进入预审状态。 预审状态： 预审状态包括“预审通过”和“预审不通过”两种情况，在这两种状态下， 若还未进入 “财务审核”环节，报销人都可对报销单进行“撤回”操作，撤回到 85 西南政法大学智能报销系统操作手册 “暂存”状态的报销单可以重新修改。 纸质报销单及发票已交至计财处，进入“财务审核”阶段的报销单和已经 完成付款的报销单不能进行撤回和修改操作。 预审通过： 报销单进入“预审通过”状态，说明报销基本信息经审核无误，提交的发票真实 有效。待所有相关领导审批完成后，报销人将系统中已签字审批的报销单， 打印整理， 交至计财处，报销人操作流程结束。 预审不通过： 预审不通过主要原因可能有以下几个： （1） 报销信息有误或金额超限； （2） 票据异常：发票未通过审核； 如出现以上问题，可通过以下方式处理： 报销人可通过电话/微信技术支持群提问方式向计财处/技术人员进行确认， 如需修改或重新上传，报销人可以撤回，将不合规的影像作废处理，点击【重新 生成】并进行提交。 五、发票夹操作说明 业务发生获得票据后请及时将发票信息传入发票夹进行管理、识别和验真。 报销时，选择“发票夹”直接调用。 86 西南政法大学智能报销系统操作手册 （一）发票夹分类操作 报销人可在【发票夹】中按照个人需求自行创建文件夹，分类存储发票。 打开“发票夹”，点击右上角“新建发票”的新建分类并输入发票夹名称，比 如“2021 年 10 月北京出差”。确认后系统将建立不同的票据文件夹，报销人可 以将不同的票据上传到不同的文件夹中 87 西南政法大学智能报销系统操作手册 （二）发票上传 1. 选择对应分类的发票夹后，点击“上传票据”，将本次需上传发票上传至 票夹中保存，上传时可选择多张发票同时上传。 特别提示：发票拍照上传时必须要保证发票平铺， 需要拍摄完整，照片清晰，不得有遮盖、褶皱、模糊的情况 88 西南政法大学智能报销系统操作手册 2. 上传后，系统自动识别发票（一般来说时间大约为 3 到 5 分钟，若照片 不清晰可以至报账大厅 1 号报销窗口或微信技术服务群联系技术人员进行人工处 理） ，识别后可看到发票内容和异常信息 正常票据 异常票据 89 西南政法大学智能报销系统操作手册 3. 如果上传后需要移动或删除票据信息，可将鼠标放入票据信息，即可出 现“移动”和“删除”标志，便可进行票据移动到其他票据分类或进行删除已 上传票据 90 西南政法大学智能报销系统操作手册 （三）发票上传举例说明： 1. 正常类（照片清晰，无褶皱、无遮挡） ，可以一张照片同时拍多张发票， 但中间需留置间隙。 91 西南政法大学智能报销系统操作手册 2. 非正常类 92 西南政法大学智能报销系统操作手册 93 西南政法大学智能报销系统操作手册 六、报销流程操作说明 （一）个人借款业务 1. 进入智能报销系统，点击【报账单】→【新建报账单】 2. 选择【手工填报】→【借款单】并点击“下一步” 3. 完善信息 填写借款事由，填写借款金额，选择项目、收款信息，可以上传借款相关 的附件并点击“保存”或“保存并提交” 94 西南政法大学智能报销系统操作手册 4. 系统生成借款单,报销人可通过【报账单】中查询借款单详细信息 95 西南政法大学智能报销系统操作手册 领导审批情况查询： 5. 提交完成的报账单会进入线上签批流程，此时报销人可在【报账单】界 面查看单据当前状态 96 西南政法大学智能报销系统操作手册 6. 领导审批完成后，点击打印按钮打印报账单 “审核完成”的报账单可以点报账单列表中的打印按钮进行报账单打印。 7. 报销单交单 将已审签完成的报销单打印出来后，按规定进行粘贴附件，再投单至收单 机或凭证投递柜。 97 西南政法大学智能报销系统操作手册 （二）日常报销 1. 进入智能报销系统，点击【报账管理】→【报账单】→【新建报账单】 选择相应的报账单类型可选择智能填报和手工填报 智能填报：报销人在票据完整的情况下，可通过上传发票直接生成报账单。 手工填报：当报销人票据缺失时，可通过手工填报具体信息进行填报。 98 西南政法大学智能报销系统操作手册 2. 完善报账单信息 填写报销基础信息、选择报销项目，上传报销发票等 99 西南政法大学智能报销系统操作手册 3. 上传发票影像 进入发票夹勾选已预先存入发票夹中的发票 4. 点击【保存并提交】创建报账单，系统会自动生成报账单 100 西南政法大学智能报销系统操作手册 5. 系统生成报账单,报销人可通过【报账管理】→【报账单】中查询报账单 详细信息 领导审批情况查询： 101 西南政法大学智能报销系统操作手册 6. 领导审批完成后，点击打印按钮分享打印报账单 “审核完成”的报账单可以点报账单列表中的打印按钮进行报账单打印。 7. 报账单交单 将已审签完成的报销单打印出来后，按规定进行粘贴附件，再投单至收单 机或凭证投递柜。 102 西南政法大学智能报销系统操作手册 （三）差旅报销： 1.票据完整 票据完整主要是指报销人提供的交通票均是正常的票据（票面上都有姓名、 日期、出发地、到达地等信息），如果交通票缺失（包括自驾车、公务用车等） 或交通票为定额票等无行程或行程不全的属于票据不完整情况。 （1） 进入智能报销系统，点击【报账管理】→【报账单】→【新建报账单】 →【选择填报类型】→【选择报账单类型】→【差旅报销】 根据报账单内容完 善信息 选择“差旅报销”，根据实际情况选择“差旅费报账单”还是“博士后项目差 旅报账单”。 选择出差类型、填写出差事由、是否统一安排住宿、伙食、市内交通费等， 选择项目、上传发票。 温馨提示：根据《西南政法大学差旅费管理办法》，不同类型、人 员报销的交通、住宿标准不同。 103 西南政法大学智能报销系统操作手册 （2） 点击【创建】创建报账单，系统会自动根据上传的交通发票生成报销 人行程明细，自动计算伙食补贴和公杂费，并根据住宿标准，计算报销人提供 的住宿费发票是否超标。并自动生成报账单。 （3） 修改和确认报账单信息，并提交保存 补助计算 104 西南政法大学智能报销系统操作手册 （4） 领导审批完成后，点击打印按钮分享打印报账单 “审核完成”的报账单可以点报账单列表中的打印按钮进行报账单打印。 （5） 报销单交单 将已审签完成的报销单打印出来后，按规定进行粘贴附件，再投单至收单 机或凭证投递柜。 105 西南政法大学智能报销系统操作手册 2.票据不完整 （1）进入智能报销系统，点击【报账管理】→【报账单】→【选择需要修 改的单据】根据报账单异常信息修改表单信息→【确认提交】。 （四）其他通用功能 1. 撤回报账单 预审状态包括“预审通过”和“预审不通过”两种情况，在这两种状态下， 若还未进入“财务审核”环节，报销人都可对报销单进行“撤回”操作，撤回 106 西南政法大学智能报销系统操作手册 到“暂存”状态的报销单可以重新修改。 纸质报销单及发票已交至计财处，进入“财务审核”阶段的报销单和已经 完成付款的报销单不能进行撤回和修改操作。 对预审不通过的报销单，报销人可以点击【审核结果】查看原因，然后撤 回报账单进行修改。 2. 再次上传票据 （1） 对于报销信息有误或金额超限的报账单：撤回后对报销信息进行修改， 然后再次提交预审。 编辑报账单 重新上传发票 107 西南政法大学智能报销系统操作手册 新增或删除（作废）影像 （2） 对于票据异常的报账单：撤回后对未通过审核的发票进行重拍或作废 处理，对缺失的发票进行补拍上传，然后点击【重新生成】，待报账单重新生成 至“暂存”状态后，再次提交预审。(报账单直接点界面左下的【重新生成】按 钮，差旅费报账单点界面左下方的【计算补助】) 重新生成报账单据后编辑再次提交 108 西南政法大学智能报销系统操作手册 或计算补助提交（已重新生成的报账单无需再次计算补助） 特别注意：如果更换、删除或新传了发票，需要进行重新生成，系 统才能根据新的发票进行金额计算。 109 西南政法大学智能报销系统操作手册 西南政法大学智能报销电脑端操作手册 （审批人） 2021 年12 月 110 西南政法大学智能报销系统操作手册 一、系统登陆 电脑端登录将通过学校统一身份认证方式登录。 登录方式： 进入 学校主页，登录 智慧校园 打开 财务管理系统 111 西南政法大学智能报销系统操作手册 选择 智能报销平台 112 西南政法大学智能报销系统操作手册 二、审批操作 审批人员可在报账管理-【我的审批】跳转到【我的审批】界面，查看待审 批。 选择对应单据-点【审批】按钮进入报销单详情查看单据详情信息； 1. 签名信息设置与审批通过 点击【审批通过】按钮，弹出签名框，使用手机扫描二维码并调整签名。 113 西南政法大学智能报销系统操作手册 以上是电脑端审批时出现的电签界面。签完字后点击提交即可。 114 西南政法大学智能报销系统操作手册 2. 审批驳回 审批人员可在报账管理-【我的审批】跳转到【我的审批】界面，查看待审 批。 选择对应单据-点【审批】按钮进入报销单详情查看单据详情信息； 进入审批界面后选择审批驳回。 115 西南政法大学智能报销系统操作手册 选择驳回节点后输入驳回意见并确认 116